CAPTAÇÃO DE CONGRESSOS
Chama-se captação de eventos uma disputa de campanhas promocionais entre os destinos que são candidatos a acolher um evento, regular e itinerante, cuja sede ainda não está definida e cuja entidade ou empresa promotora é receptiva a esse deslocamento.
Não se trata de captação de recursos financeiros, nem de patrocínios, mas de movimentação de cidades sedes! Saliento isso porque inúmeras vezes deparei com pessoas com essa associação de temáticas.
Esse procedimento de movimentação ocorre frequentemente nos congressos, eventos promovidos por entidades representantes de um setor, área de especialidade ou interesse (sociedades, associações, federações ligadas à saúde, direito, administração, tecnologia, etc) e que possuem sócios espalhados por uma determinada região (estado, país, continente). Como forma de democratizar o acesso a esses acontecimentos, os dirigentes da entidade determinam ou sugerem o rodízio entre as localidades , geralmente impondo regras para a submissão de candidaturas, consolidadas em um caderno de encargos. Exemplos amplamente divulgados de candidaturas de sedes são as Olimpíadas, promovidas pelo COI (Comitê Olímpico Internacional) e a Copa do Mundo da FIFA, ambos eventos regulares e itinerantes cujas entidades postulantes foram Comitê Olímpico Brasileiro e Confederação Brasileira de Futebol, respectivamente.
Então, um representante da cidade/região ou país interessado, normalmente sócio da entidade promotora do evento que se quer captar, deve formalizar esse pleito, e com muita frequência desenvolver um projeto de candidatura. Esse projeto visa comprovar as condições técnicas e políticas do postulante para gerenciar o congresso e as condições de estrutura e serviços do destino para acolher o evento. O projeto de candidatura deve ser feito com base no caderno de encargos e sempre feito de forma colaborativa entre a entidade postulante e os atores turísticos locais, coordenados, preferencialmente por um Convention & Visitors Bureau.
O projeto de candidatura deve ser promovido entre os votantes (ações de lobby e sensibilização) para um resultado eficaz. O ápice desse processo é a defesa da candidatura, geralmente presencial, quando cada candidato dispõe de um tempo pré definido para mostrar o projeto. Após a defesa, ocorre a votação e a definição da proposta vencedora, ocorrendo então a efetiva captação do evento.
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