GERAÇÃO DE EVENTOS

Diferente da captação de eventos, que se relaciona à movimentação de eventos consolidados entre cidades, a geração de eventos diz respeito AO SURGIMENTO DE UM EVENTO NOVO, INÉDITO, nunca antes realizado. Assim, é a primeira edição, que a partir dessa ocorrência, poderá voltar a acontecer regularmente em um dado intervalo de tempo (daí denominando-se evento regular), esporadicamente, isto é, sem um período pré definido (evento irregular) ou simplesmente não ocorrer mais por se tratar de uma única edição.

A geração de eventos profissionais pode ser motivada por vários fatores, dentre os quais se pode mencionar:

• Ampliação do debate sobre determinado um tema específico, sobre uma nova lei ou resolução;
• Reunião e/ou capacitação de associados ou profissionais de um setor que não tenham um evento próprio;
• Promoção do desenvolvimento de uma sub especialidade pertencente a uma área de atuação maior ( Ex: Congresso do Joelho, uma sub especialidade da Ortopedia);
• Realização de uma atualização sobre tendências, comportamentos, procedimentos entre outros fatores.

Mas, ainda que existam vários possíveis fatores para a criação de um evento, a ideia de "COMEÇAR DO ZERO" requer muito cuidado e pré disposição. A inexistência de parâmetros de edições anteriores, em termos de número de participantes, custos, apoiadores efetivos, patrocinadores e resultados, por vezes desanima até os mais entusiasmados. O convencimento dos parceiros e dos investidores é árduo, afinal, por mais consistente que seja a argumentação, ela se baseia em projeções. Isso porque não há dados e/ou fatos reais extraídos de eventos passados, que se não dão certeza, ao menos dão referências e portanto, mais segurança ao investimento.

Mesmo nos casos em que a iniciativa parte de um patrocinador ou de um promotor com recursos orçamentários para bancar os custos do evento (empresa, governo, sistema S, por exemplo) o sucesso sempre é uma incógnita. Bem entendido que nesses casos, O SUCESSO DO EVENTO DIZ RESPEITO, num primeiro momento, À ADESÃO DO PÚBLICO ALVO, DOS PARTICIPANTES, AQUELES PARA OS QUAIS, CRIOU-SE O EVENTO. Eles estarão presentes?

Esse é sem dúvida o ponto inicial e crucial da geração de um evento: a garantia da adesão do público pretendido. Essa garantia está atrelada a dois aspectos principais:

• Que o programa esteja em consonância com as possibilidades, necessidades e, sobretudo, com os desejos do público alvo. Que seja, portanto, capaz de seduzir! A clareza do perfil de público alvo, também influenciará nesta eficácia, quanto mais segmentado, mais fácil caracterizar e compreender esses anseios, quanto mais amplo, mais genérica a abordagem e incerto o resultado. Por programa considera-se a soma do conteúdo (temas e palestrantes) e do formato do evento (carga horária, tipo e distribuição das atividades, período, data).  Tanto para a adequação do conteúdo, como do formato, nada melhor do que pesquisar previamente os interesses, ouvir pessoas e empresas, investigar eventos similares, e selecionar pessoas que tenham formas de transmitir as mensagens da maneira que os potenciais participantes entendem como apropriada.

• Que a comunicação seja planejada de acordo com as preferências do público alvo e que seja abundante e diversificada. Se os eventos regulares possuem um público cativo, que já se programam para ir ao evento naquele período, e vão em busca das informações, no caso da geração de um evento, se a comunicação não for eficaz corre-se o risco de que fique "secreto". As pessoas simplesmente ficam sabendo dele, após a sua realização. A sensibilização dos formadores de opinião, dos divulgadores, e das entidades de classe relacionadas ao tema, que tenham boa capilaridade podem desempenhar um papel fundamental nessa disseminação. A utilização de mídias tradicionais, digitais e sociais deve receber muita atenção. Deve ser ressaltado que, no planejamento, A ADESÃO DEVE SER PROJETADA DE FORMA REALISTA , tendo por base o universo do público alvo em questão e levando-se em conta ser uma primeira edição (considera-se três edições o tempo mínimo de maturação de um evento). É mais importante ter menos participantes, mas que esses sejam as pessoas certas - aquelas para as quais foi planejado o evento - do que um maior número de pessoas que não se constituem o grupo principal.

Então, superados esses desafios iniciais, o novo evento deve ser NÃO SÓ PROMOVIDO MAS MONITORADO AO MÁXIMO POSSÍVEL  durante a sua realização, com aplicação de pesquisa com os participantes, monitoramento de presença, interesse e interação da plateia, organização de dados estatísticos do evento e, principalmente, manutenção do relacionamento com os participantes e patrocinadores, de forma a não só assegurar a sua presença na próxima edição, como utilizá-los como embaixadores do evento criado.

Do ponto de vista do Marketing de Destinos, a geração de eventos é uma excepcional ferramenta para o posicionamento estratégico da localidade, em especial se as suas temáticas centrais se relacionarem às expertises do destino. UM CALENDÁRIO DE EVENTOS FIXOS CONSISTENTE É UM DOS MAIORES PATRIMÔNIOS TURÍSTICOS DE UM DESTINO,  visto que assegura um fluxo de turistas constante. Cabe, portanto aos atores turísticos o apoio incondicional e a participação efetiva nesses eventos.